1) Définition
Le salon est un outil de communication unique qui permet des prises de contact concrètes mais également un moyen de se faire connaître et de prospecter de nouveaux marchés. Que vous ayez l'intention de simplement visiter un salon ou de tenir un stand, il est primordial de préparer votre présence pour en tirer les meilleurs bénéfices. Nous vous rappelons ici les principaux points à prendre en compte.
2) Quelques conseils pour bien préparer son salon
- Choisir son salon
La France est l'un des pays où il y a le plus de salon organisé dans le monde. Face à cette offre importante, il devient donc difficile de faire son choix. Pourtant, choisir un salon adapté est très important car il peut influencé sur votre réussite. Posez-vous les bonnes questions : "Quel est votre cible", "À quels salons se rend-elle ?". Il faut penser à se renseigner sur le nombre de visiteurs du salon auquel vous souhaitez participer, son accès (compliqué ou non), ses dates, etc.
Pensez également à lister vos objectifs et à les classifier. Que voulez vous faire sur ce salon ? Prospecter ? Fidéliser votre clientèle ? Trouver de nouveaux partenaires ? Lancer un nouveau produit?
Une fois que vous aurez trouvez une réponse à ces questions, il sera plus simple pour vous de choisir le salon qui vous conviendra. (salons thématiques, salons spécialisés, etc.).
- La simple visite
Avant de participer à un salon entant qu'exposant, la simple visite de ceux qui vous intéressent est vivement recommandée. Lors de cette visite, il est important de se concentrer uniquement sur les stands du salon qui semble intéressant. Pour les repérer, il suffit de consulter le catalogue du salon avant d'y aller. Lors de la visite d'un salon à l'étranger, il est inutile de s'encombrer, munissez vous juste de quelques cartes de visites et de fiche de présentation de votre activité.
- La participation
Pour réussir la participation à un salon, les préparatifs doivent débuter le plus tôt possible. (1 an à l'avance). Les éléments tels que le thème du salon, la location et le type du stand qu'on souhaite doivent être étudiés à l'avance, et d'autres tels que les coûts, les objectifs, les documents à imprimer et les produits à exposés doivent faire l'objet d'une réflexion longtemps à l'avance.
De plus, mettre en place un planning détaillé sur lequel sera défini clairement les différentes étapes à réaliser jusqu'à la date du salon, aidera l'entreprise à mieux s'organiser.
Définissez ensuite votre espace d'exposition (conception du stand, sélection des produits à présenter...) en conservant toujours en tête que votre stand doit être une invitation à la rencontre. Dans cette optique, la présence d'un bar, de tabourets ou d'hôtesses souriantes est toujours un plus.
Veillez également à ce que votre marque et votre activité soit rapidement et clairement identifiables. Privilégiez les accroches visuelles, les messages simples et courts plutôt que des affiches au long discours.
- L'avant-salon
N'hésitez pas à convier tous vos contacts (clients, prospects, fournisseurs,etc.) à vous rendre visite sur votre stand. Ainsi, vous pouvez saisir cette opportunité pour faire connaître un nouveau produit, lancer une offre promotionnelle ou un jeu concours. Vous devez créer l'événement dans l'événement et le faire savoir ! Le salon est l'occasion idéale pour vous occuper de vos différentes cibles. N'oubliez surtout pas d'envoyer les cartes d'invitations à vos contacts et de les relancer quelques semaines avant le début du salon. Cette étape est une étape non négligeable dans la réussite de votre participation à un salon.
- Le jour J
L'écoute et le dialogue est à privilégier. Il est important de prendre le temps d'écouter les besoins, les suggestions et motivations du visiteur avant de vous lancer dans des démonstrations. Veillez vérifier que votre argumentaire est bien maîtrisé, évitez de recourir à des hôtesses pour les produits techniques. De plus, afin de garder le contact avec les visiteurs (potentiels clients ou fournisseurs), il est vivement conseillé d'avoir une fiche récapitulant les informations concernant chaque visiteur et de leur remettre en retour une documentation sur l'entreprise.
- L'après salon
A la fin du salon, il est important d'établir le plus tôt possible un bilan de votre participation en évaluant la qualité et le nombre de contacts générés. Les prospects rencontrés lors du salon ne doivent en aucun cas être négligés, il faut veiller à leur envoyer la documentation promise. En effet, ces prospects doivent être relancer dés les semaines qui suivent la fin du salon. Ainsi, le suivi d'un visiteur est un moyen stratégique pour garder contact avec les prospects et permet également d'avoir de nouvelles opportunité d'affaires.
- Le budget
La préparation d'un salon représente un coût important pour les entreprises, il est donc vivement conseillé de prévoir le budget le plus large possible. De nombreux frais sont donc à prendre en compte :
- les frais liés au personnel tels que leur transport, leur hébergement, etc.
- les frais relatifs aux conditionnement et transport du produit.
- les frais de communication et de promotion tels que les invitations gratuites, mailings et la distribution de brochures et de plaquettes commerciales.
- les frais liés aux produits (emballage, transport, assurance)
- les frais de personnel (transport, hébergement, nourriture, interprètes), etc.
- les frais d'aménagement du stand tels que les divers frais relatifs à la décoration, éclairage et de nettoyage du stand.
- Les assurances
Pour éviter tout désagrément en cas d'accident lors de la participation à un salon. Voici quelques conseils à suivre.
- S'informer auprès du comité organisateur du salon, l'assurance qu'il a souscrit.
- Ne pas hésiter à prendre à prendre contact avec son assurance en cas d'accident sur le stand.
- Penser à faire estimer la valeur totale de votre stand et celle de vos marchandises exposées.
- Veillez ne pas omettre de faire savoir à votre assureur et aux organismes sociaux concernés si vous engagez des salariés occasionnels.
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